Le défi

Etant une entreprise publique, il était impératif de mettre en place des règles internes, des pratiques et des procédures opérationnelles, tout cela en partant de zéro. Cela signifiait investir beaucoup de temps, de ressources et d’énergie, alors que -à cette époque- il fallait une attention accrue sur des travaux à haute valeur ajoutée. Il s’imposait donc de faire des gains importants de temps par une meilleure gestion des activités et une meilleure hiérarchisation des tâches pour arriver à réaliser les priorités et projets stratégiques dans la même période.

Avec l’arrivée d’un nouveau PDG, il y avait une forte volonté de s’améliorer et une nouvelle stratégie de croissance. Plus spécifiquement, notre approche a dû tenir compte des problèmes liés aux espaces limités de stockage sur le serveur. Il y avait aussi des défis concernant la gestion de flux critiques de travail, l’utilisation inefficace de ressources et de technologies (comme le courrier électronique), et aussi la nécessité de trouver du temps de prise de recul pour adopter une approche proactive nouvelle du travail.

Notre solution

PEP^® worldwide a déployé son programme dans deux départements sélectionnés. La solution a été conçue pour être flexible là où il était nécessaire qu’elle réponde bien aux besoins particuliers de chaque équipe.

Le résultat

Les managers ont accepté de profonds changements comportementaux dans leurs manières de travailler. A partir de leur exemple, un accent plus grand a pu être mis sur l’amélioration de la performance globale ; le personnel a réussi, a été reconnu et récompensé pour ses réalisations.

Nous avons obtenu des résultats surprenants avec des personnes qui n’avaient jamais bénéficié jusque-là d’un coaching sur les sujets de l’efficacité et de la productivité. Ils ont réalisé une réduction de 40% de l’espace serveur utilisé (selon les mesures internes du service informatique).

En moyenne les participants ont réussi à dégager 20% de leur temps ; ce temps a été réinvesti sur des analyses et projets à haute valeur avec comme but de fournir les données nécessaires pour déterminer des stratégies et orientations de croissance.

Des changements radicaux ont été introduits dans les manières d’utiliser Outlook. Les participants se sont alors sentis en meilleur contrôle de leur messagerie électronique. Ils planifient efficacement leurs activités en faisant usage des outils adéquats.

La collaboration au sein des équipes s’est améliorée. Se sont mis en place le développement d’un langage commun et une meilleure compréhension des attentes les uns des autres. En raison des excellents résultats obtenus avec le PEP^® par ces deux départements, il a été décidé de lancer une seconde étape avec le déploiement du programme PEP^® au sein des autres départements.