“L’équipe travaille désormais sur les bonnes choses dans le temps imparti.
Les collaborateurs sont maintenant au clair avec ce qui est prioritaire et ils concentrent leur temps sur ces actions essentielles.”
- Le fait de disposer désormais de plus de temps disponible a entraîné une réduction importante des heures supplémentaires tout en augmentant la productivité de 30%.
- Une amélioration de 35% dans la gestion de la charge de travail permet dés lors de consacrer plus de temps aux activités à haute valeur ajoutée.
- Les équipes ont mis en place des stratégies d’amélioration continue sur plusieurs aspects centraux.
Le défi
A la suite de la restructuration d’un département financier et de l’arrivée de plusieurs nouveaux employés, il était devenu évident qu’il fallait changer la façon dont le département finances de cette administration publique opérait.
Les cadres supérieurs ont su identifier que, parallèlement aux changements structurels, il y avait aussi des changements importants à réaliser dans les manières de travailler.
Les services qu’ils allaient offrir évolueraient vers une digitalisation des services avec une plateforme numérique de libre-service à disposition des administrés ; ceci changerait drastiquement les exigences, les rôles et les activités des fonctionnaires ; ils devaient donc se transformer en « conseillers de confiance » pour les administrés.
Notre solution
PEP® worldwide a compris ce qui était attendu comme nouveaux comportements et comme nouvelles méthodes de travail. Nous avons conçu une solution qui faciliterait la mise en place rapide de la nouvelle équipe, qui alignerait les attentes, les nouveaux processus de travail, et les nouveaux comportements, tout en s’assurant que cette nouvelle équipe soit productive et efficace.
Une série d’ateliers a été conçue pour bien traiter ce besoin auprès de tous.
Des ateliers spécifiques ont été montés et destinés aux managers et aux dirigeants pour qu’ils développent les compétences de base et les connaissances nécessaires qui leur permettraient de stimuler et soutenir la nouvelle efficacité de leurs équipes.
Le résultat
Les progrès importants réalisés dans le programme pilote ont ouvert au déploiement d’un programme similaire sur l’ensemble du département des finances. C’est donc plus de 60 collaborateurs qui ont pu revisiter leurs rôles et leurs postes ainsi que leurs priorités. Ils ont identifié comme résultats :
- Des changements notables dans les manières de travailler
- Une cohérence accrue dans l’organisation du travail au sein des équipes
- Une normalisation et une standardisation des processus de travail les plus importants au sein des équipes et dans les collaborations inter-services
- Une amélioration de la clarté sur les objectifs
- Plus de temps consacré aux objectifs à 1 an et à 2 ans.